Was gibt es beim Versenden von Mails und bei Mails generell zu beachten? Was ist wichtig, was wird of falsch gemacht? Dieser Artikel soll helfen, Probleme mit Mails zu vermeiden….
Das E-Mail (auch nur Mail oder Note genannt) hat sich in den letzten Jahren neben dem WWW zum meist genutzen Service im Internet entwickelt. Viele Geschäftsprozesse und auch die Mehrheit der Privatanwender verwenden E-Mails als billiges, schnelles und einfaches Kommunkationsmedium.
Leider wird das Kommunikationsmedium auch missbraucht (Stichwort Spam) und unachtsame bzw. falsche Verwendung führt zu Problemen in der Kommunikation. Dabei sind die meisten der Fehler sehr einfach zu vermeiden.
Auf die Größe kommt es an!
Auch im E-Mail-Verkehr kommt es auf die Größe sowie die Technik an. Über die heutigen Firmen-internen Netze sind auch große Attachments schnell zu versenden. Doch was passiert im Hintergrund?
Der Mail-Server muss diese große Datei an andere Mailserver weitergeben und zustellen, natürlich braucht er für große Dateien länger. Abgesehen davon, dass unter Umständen die Mailbox des Empfängers überfüllt wird, und dieser keine weiteren Mails mehr empfangen kann, es werden auch andere Mails langsamer zugestellt.
Empfänger, welche sich über ein Modem in das Internet einwählen, brauchen für das herunterladen einer großen Mail um einiges länger, als das Versenden über das Firmen-LAN dauert. Der Download einer 1MB großen Datei benötigt ca. 5 Minuten, wenn der Empfänger ein Modem mit 56kBit verwendet!!! Und meist wird die Datei gar nicht wirklich gebraucht, es handelt sich um eine Zwangsbeglückung des Empfängers. Mal ehrlich, wer schaut sich schon alle Fun-Mails an, die er erhält?
HTML-Mails
Mit den neuen Mail-Programmen können E-Mails wie Word-Dokumente formatiert werden. Dies mag zwar ganz nett aussehen, widerspricht aber der ursprünglichen Idee vom schnellen und einfachen Medium E-Mail. Auf die Nachricht kommt es an, und nicht auf die Formatierung.
Abgesehen davon, dass die Nachricht größer wird und daher länger zum Laden benötigt, wenn auch noch Bilder eingebettet sind, wird der Download zur Qual. Und was machen Empfänger, die keine HTML-Formatierten Mails darstellen können oder wollen? Die Nachrichten sehen nicht wie gewünscht aus, falls sie überhaupt dargestellt werden.
Ein weiteres Problem tritt im Zusammenhang mit HTML-Mails auf - Webbugs. Durch diese kleinen Bilder können Spammer herausfinden, ob die Mail-Adresse gültig ist – und wenn sie das wissen, dann geht’s in der Inbox so richtig rund.
Signaturen
Beliebt sind auch Signaturen, welche automatisch an eine E-Mail angehängt werden. Diese kurzen Texte machen durchaus Sinn, sie können Kontaktinformationen des Absenders enthalten.
Die missbräuchliche Verwendung der Signatur geschieht meist in Banken. Abgesehen davon, dass die Signaturen durch Formatierungen “aufgepeppt” werden, auch werden sogenannte Disclaimer hineinkopiert:
Der Austausch von Nachrichten mit o.a. Absender via e-mail dient ausschliesslich Informationszwecken. Rechtsgeschaeftliche Erklaerungen duerfen ueber dieses Medium nicht ausgetauscht werden.
Correspondence with a.m. sender via e-mail is only for information purposes. This medium is not to be used for the exchange of legally-binding communications.
Das oben angegebene Beispiel verbraucht 8 (!!!) zusätzliche Zeilen in der E-Mail. Besonders wenn die Nachricht nur aus “Ja, Essen um 12!” besteht, ist das Verhältnis zwischen Nutzdaten und Information sehr gering. Dabei enthält diese Nachricht noch nicht einmal den Namen und die Adresse des Absenders.
Der Betreff
Immer wieder werden E-Mails ohne Betreff oder mit einem nichtssagenden Betreff versendet. Was in der Privatkommunikation noch relativ zu vernachlässigen ist beginnt spätestens bei elektronischen Bewerbungen wichtig zu werden. Der Betreff soll eine Kernaussage der Nachricht enthalten und die E-Mail in der überfüllten Inbox des Empfängers abheben.
Mit zunehmenden Spam wird der Betreff immer wichtiger, damit eine E-Mail nicht unabsichtlich gelöscht wird. Viele User “scannen” ihre Inbox nach Absender und Betreff und löschen nicht erwünschte oder nicht bekannte E-Mails. Auch werden E-Mails mit markantem Betreff zuerst gelesen. Einige Spam-Filter markieren Mails ohne Betreff als Spam oder stellen sie gar nicht zu – selbes gilt für Mailinglisten.
Massenmails & Spam
Beliebt sind auch Fun-Mails an (fast) alle Empfänger des Adressbuches. Doch was oft passiert ist, dass alle Empfänger in das “An:”-Feld eingetragen werden, was bedeutet, dass alle Empfänger alle E-Mail-Adressen lesen können. Das Problem dabei ist, dass man E-Mail-Adressen vertraulich behandeln sollte. Die Kreditkartennummer verschickt man ja auch nicht einfach so per E-Mail, oder?
Da alle Empfänger alle anderen Adressen sehen und diese beim Weiterleiten oft mitgeschickt werden, lässt sich nicht mehr nachvollziehen, wohin die eigene Adresse wandert und wer in den Besitz dieser Adressen kommt. Ich glaube allen Internet-Benutzern ist “Spam” ein Begriff. Und genau durch solche Massenmails kommen die Spammer zu ihren Adressen (unter anderem).
Denken beim Verschicken
“Sende diese E-Mail weiter, sonst wirst du Unglück haben”… wer hat solche Nachrichten wohl noch nicht erhalten. Oder Viren-Meldungen? Man ist doch hilfsbereit und will seine Kollegen & Freunde vor Viren warnen, also wird die Nachricht an alle Personen im Adressbuch weitergeleitet.
Besonders die Viren-Warnungen nehmen immer wieder Überhand in der Inbox, obwohl es sich bei genauerer Betrachtung um keinen Virus handelt sondern um sogenannte “Hoax-Mails“.
Auch Microsoft, IBM und AOL haben erst kürzlich in einer Presseaussendung auf die Gefährlichkeit dieses Virus hingewiesen. Senden Sie daher diese Viren-Warnung unbedingt an ALLE Freunde und Bekannte weiter.
Na wenn Microsoft und AOL vor dem Virus warnen, dann kann man das doch ruhig weiterschicken, oder? Leider ist es gerade den genannten Firmen ziemlich egal, was gerade so an Viren im Internet kursiert. Richtige Virenmeldungen kommen entweder von den Herstellern von Antiviren-Software oder von anerkannten Stellen (z.B. vom CERT) und bitten NICHT darum, diese weiterzuschicken. Mehr Info’s.
Und was das arme Mädchen, welches dringend Hilfe benötigt, angeht, oder die Werbeaktion von Nokia: wenn man ein wenig darüber nachdenkt, sollte einem ein Licht aufgehen… Ich persönlich antworte dann immer mit diesem Kettenbrief.
Lösungen
Ok, jetzt wurden die meisten Fehler angesprochen, aber was kann man dagegen tun? Im Prinzip: mitdenken und die folgenden Punkte beachten:
- Keine größeren Mails versenden, ausser dies ist wirklich notwendig. Wenn es notwendig ist ein großes “Massenmail” zu versenden, dann sollte das Attachment auf einen Server kopiert und so zum Download freigegeben werden. Ein Link in der E-Mail tut’s auch.
- Auf HTML-Mails mit aufwendigen Formatierungen und Grafiken vermeiden. Oder überhaupt auf HTML-Mails verzichten.
- Kurze, prägnante Signaturen verwenden, welche Kontaktinformationen enthalten.
- Einen aussagekräftigen Betreff wählen!
- Bei Massenmails alle Empfänger in das BCC-Feld des Mailprogrammes kopieren, dadurch sehen diese nicht alle anderen Empfängeradressen.
- Bevor eine Mail weitergeleitet wird (besonders, wenn diese dazu auffordert!), nachdenken, ob es sich nicht um einen Fake handelt.
- Denken, denken, denken…
Fazit
E-Mail ist das am meisten verwendete Medium im Internet und es ist drauf und dran, “alte” Kommunikationsformen wie die Post oder das Telefon abzulösen. Durch die Einfachheit aber auch durch seine Mächtigkeit, werden oft Fehler begangen, die sich aber sehr leicht vermeiden lassen.
Wenn man beim Versand von E-Mails einige kleine Punkte beachtet, ist das Kommunikationsmedium ungeschlagen in seiner Effizienz und Geschwindigkeit.
